RODO – Krok 1 – Zbiory danych osobowych

Zaczynamy nasz proces w świadomości, że w tej chwili krajowe przepisy, które będą obowiązywać po wdrożeniu w Polsce Rozporządzeniu o ochronie danych osobowych nie są jeszcze znane. Możemy się na razie, tylko i aż, odwołać do tekstu unijnego rozporządzenia. Dlatego zaczynamy przygotowania od tematów, które są uniwersalne i nie ulegną zmianie pod wpływem przepisów krajowych. Na tym etapie chcemy przede wszystkim obudzić świadomość tłumaczy, że temat ochrony danych osobowych dotyczy nas wszystkich.

Rozpoczynamy nasze prace od pierwszego kroku, który będzie podstawą do dalszych działań:

Jakimi zbiorami danych osobowych dysponujemy jako tłumacze?

Zaczynamy!

Na początku dwie definicje z Rozporządzenia (art. 4):

„Dane osobowe” oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.”

Co to może oznaczać dla tłumaczy? Otóż to, że dane osobowe to nie tylko imię i nazwisko czy adres klienta, ale także na przykład dane dotyczące bardzo rzadkiej choroby, zawartej w wypisie szpitalnym, którego tłumaczenie zleciło nam biuro tłumaczeń. Zakres danych osobowych jest więc szerszy niż nam się wydaje. Może nimi być każda informacja, która potencjalnie umożliwi identyfikację danej osoby żyjącej na podstawie cechy lub informacji szczególnej, właściwej tylko dla tej osoby.

„Zbiór danych” oznacza uporządkowany zestaw danych osobowych dostępnych według określonych kryteriów, niezależnie od tego, czy zestaw ten jest scentralizowany, zdecentralizowany czy rozproszony funkcjonalnie lub geograficznie.

Co to może oznaczać dla tłumaczy? Mianowicie to, że zbiorem danych osobowych może być nie tylko repertorium tłumacza przysięgłego, ale także przykładowo całe nasze archiwa z dokumentami źródłowymi i tłumaczeniami, pamięci tłumaczeniowe zawierające dane osobowe, skrzynka pocztowa z danymi kontaktowymi klientów i załączonymi dokumentami, baza wystawionych faktur, akta z umowami pracowników czy podwykonawców.

Teraz zastanów się:

  1. Jakimi zbiorami danych osobowych dysponujesz Ty? Przykłady podaliśmy już wyżej. Może w Twoim przypadku występują jeszcze inne zbiory? Spróbuj sporządzić listę swoich zbiorów i sklasyfikować rodzaje zbiorów, także w oparciu o następne pytania.
  2. Do jakich celów zbierasz dane w tych zbiorach? Tylko do wykonania zleconego tłumaczenia, czy także do przeszukiwania wcześniej wykonanych tłumaczeń, do wysyłania ofert marketingowych do klientów, … Celów jest wiele, często są ściśle związane z konkretnym zbiorem. Jakie cele możesz zdefiniować dla swoich zbiorów?
  3. Jaki jest zakres zbieranych danych? Czy posiadasz same dane kontaktowe, czy tak jak w powyższym przykładzie o wypisie szpitalnym, także inne dane umożliwiające identyfikację konkretnej osoby? Doprecyzuj zakres danych w każdym zbiorze.

Powyższe pytania z pewnością zrodzą kolejne pytania i wiele wątpliwości… Słusznie. Te pytania są tylko pierwszym krokiem, to ostra rozgrzewka na początku naszej drogi.

Na tym etapie musimy określić w jak najszerszym zakresie, jak wygląda nasza sytuacja. Jeżeli dobrze zdefiniujemy warunki pracy, będzie nam łatwiej opracować odpowiednie procedury zabezpieczające ochronę danych osobowych. Jeżeli sam spróbujesz przygotować odpowiedzi na powyższe pytania, będzie Ci później łatwiej zidentyfikować zalecenia z Kodeksu postępowania, które odnoszą się do Twojej konkretnej sytuacji.

Tabelka w załączniku pomoże Ci uporządkować informacje o Twoich zbiorach. Pobierz tabelkę: wersja pdf | wersja edytowalna (word).

Pierwszy krok już postawiliśmy, co dalej? Do maja 2018 r. już niewiele czasu. Kolejne kroki przygotujemy w najbliższym czasie. Proszę śledzić informacje o przygotowaniach dostępne u wszystkich partnerów Programu Profesjonalny Tłumacz – Świadomy Klient.

Zacznij już teraz przygotowywać się do RODO!